Wie lange der Wechsel von Excel zu einem Konfigurator realistisch dauert

Die Frage taucht fast immer in den ersten zehn Minuten eines Gesprächs auf: „Gut, und wie lange dauert das?“. Das ist eine berechtigte Frage, denn Sie müssen eine Produktion am Laufen halten und können sich kein Projekt leisten, das sich endlos hinzieht. Eine Antwort in Wochen zu geben, bevor jemand Ihre Kalkulationsdatei geprüft hat, sagt jedoch sehr wenig aus. Zwei Unternehmen aus derselben Branche und mit denselben Produkten können völlig unterschiedliche Zeiträume benötigen – und der Unterschied liegt nicht in der Software, sondern darin, was im jeweiligen Unternehmen bereits vorhanden ist.

Im Folgenden finden Sie die Faktoren, die den Zeitrahmen wirklich bestimmen. Wenn Sie wissen, wo Sie bei jedem dieser Punkte stehen, können Sie selbst einschätzen, ob es sich um ein kurzes Projekt handelt oder um eines, das besser schrittweise angegangen werden sollte.

1. Wie viele Produktregeln Sie tatsächlich haben

Ein Konfigurator ist kein Formular. Er ist das Regelwerk, das definiert, ob Ihr Produkt gefertigt werden kann oder nicht – strukturiert auf eine Weise, die ein IT-System anwenden kann.

Nehmen wir ein einfaches Beispiel: eine Tür. Die Maße bestimmen, welche Beschläge montiert werden können. Die Stärke bestimmt, welche Scharniere passen. Bestimmte Kombinationen aus Oberfläche und Zubehör werden unter keinen Umständen gefertigt. All das existiert bereits, aber es befindet sich in den Köpfen der erfahrensten Mitarbeiter Ihres Unternehmens und ist nirgendwo niedergeschrieben.

Hier liegt die eigentliche Arbeit des Projekts: die Regeln aus ihren Köpfen herauszuholen und prüfbar festzuhalten. Je mehr Varianten und Ausschlüsse das Produkt hat, desto mehr Zeit nimmt dieser Teil in Anspruch. Ein Produkt mit wenigen klaren Optionen ist schnell definiert. Ein Produkt, bei dem jeder Auftrag praktisch ein neues Projekt darstellt, erfordert mehrere Gesprächsrunden mit der Person, die heute die Angebote kalkuliert.

Was diese Phase verkürzt: wenn die Liste der zulässigen und verbotenen Kombinationen bereits irgendwo notiert ist, selbst wenn es nur auf Papier ist. Was sie verlängert: wenn zwei Personen dasselbe Produkt nach unterschiedlichen Kriterien kalkulieren und niemand sagen kann, wer recht hat.

2. Wie sauber die Daten sind, mit denen Sie heute arbeiten

Die zweite Quelle, die den Zeitplan beeinflusst, ist weniger auffällig, wird aber am häufigsten unterschätzt: der Material- und Preiskatalog.

In einer über Jahre gewachsenen Kalkulationstabelle tauchen Details auf wie: derselbe Lieferant in drei verschiedenen Schreibweisen, Preise nur zur Hälfte aktualisiert, Produktcodes, die nicht mehr zu dem passen, was der Lieferant liefert, oder Margen, die bei manchen Positionen im Preis enthalten sind und bei anderen separat aufgeschlagen werden. Nichts davon ist ein Problem, solange eine Person kalkuliert, die weiß, „wie die Dinge in Wirklichkeit laufen“. Das Problem entsteht, sobald die Berechnung von einem System übernommen wird, denn das System wendet genau das an, was dort steht.

Ein Teil des Projekts besteht daher darin, die Daten zu bereinigen. Und wer das tut, macht den Unterschied: Wenn jemand in Ihrem Unternehmen kontinuierlich Zeit investieren kann, um den Katalog zu validieren, geht es schnell voran. Wenn die Validierung nur dann erfolgt, „wenn gerade Zeit ist“, bleibt das Projekt stehen.

3. Wie viele Integrationen im Projektumfang enthalten sind

Ein eigenständiger Konfigurator ist schneller entwickelt als einer, der mit dem Rest des Unternehmens kommunizieren muss. Jede Anbindung kostet Zeit:

• Fakturierung: Das angenommene Angebot muss in das Fakturierungsprogramm übertragen werden, ohne dass die Daten erneut eingegeben werden müssen.
• Warenwirtschaft / Bestände: Wenn die Materialverfügbarkeit die Kalkulation beeinflussen soll.
• Produktion: Die Stückliste und der Fertigungsauftrag für die Werkstatt, die direkt aus der Konfiguration generiert werden.
• Optimierungsprogramme (Zuschnitt, Schachtelung): die über eigene Dateiformate verfügen.

Nicht alle Schnittstellen sind vom ersten Moment an erforderlich. In den meisten Fällen sollten sie es nicht einmal sein. Ein Ablauf, der für ein einzelnes Produkt von Anfang bis Ende funktioniert, selbst ohne Integrationen, bringt viel mehr Wert als ein System, das überall nur halb angebunden ist.

Was diese Phase wirklich verlängert: Altsysteme ohne Anbindungsmöglichkeit, bei denen Daten nur über manuelle Exporte und Importe übertragen werden können. Es empfiehlt sich, dies frühzeitig zu prüfen, nicht erst am Ende.

4. Wer auf Ihrer Seite die Entscheidungen trifft

Dies ist der Faktor, der am häufigsten unterschätzt wird und der den größten Unterschied zwischen einem Projekt ausmacht, das vorankommt, und einem, das ins Stocken gerät.

Ein Konfigurator zwingt das Unternehmen dazu, Entscheidungen zu treffen, die es seit Jahren vor sich herschiebt: Was ist der richtige Preis für Variante X, wer hat die Berechtigung, Rabatte zu gewähren und bis zu welcher Grenze, oder was passiert, wenn ein Kunde etwas anfragt, das normalerweise nicht hergestellt wird. Die Software kann diese Fragen nicht für Sie beantworten. Wenn es in Ihrem Unternehmen eine Person mit Entscheidungskompetenz und fest eingeplanter Zeit gibt, schreiten die Dinge voran. Wenn jede Entscheidung von einem Meeting abhängt, verdoppelt sich die Dauer, ohne dass jemand eine einzige zusätzliche Zeile Code schreiben musste.

5. Wie groß der erste Teil ist, den Sie anpacken

Ein Projekt, das mit „wir digitalisieren jetzt alles“ beginnt, dauert immer länger als eines, das mit „wir sorgen dafür, dass die Kalkulation für eine einzige Produktlinie funktioniert“ startet.

Die zweite Option hat einen praktischen Vorteil: Nach der ersten Phase verfügen Sie bereits über etwas, das im Vertrieb einsatzbereit ist, selbst wenn der Rest des Unternehmens wie bisher weiterarbeitet. Außerdem geben die Personen, die das System künftig nutzen werden, Feedback zu etwas Echtem und nicht zu einer theoretischen Beschreibung. Fast immer führt dieses Feedback dazu, dass einige Regeln nachjustiert werden müssen; es ist deutlich besser, wenn das bei einer Produktlinie geschieht als beim gesamten Katalog auf einmal.

Wie Sie eine verlässliche Einschätzung erhalten

Wenn Sie auf die Frage „wie lange dauert das?“ eine Antwort möchten, die kein reines Raten ist, lassen Sie die Schätzung erst vornehmen, nachdem jemand Folgendes geprüft hat:

• ein echtes, vollständiges und aktuelles Angebot mit allen vom Kunden angefragten Varianten;
• die Datei oder das Programm, mit dem Sie heute den Preis berechnen;
• die Material- und Preisliste genau so, wie sie aktuell ist, nicht wie sie sein sollte;
• was mit dem Angebot geschieht, sobald der Kunde es annimmt: wer gibt die Daten erneut ein und an welcher Stelle.

Anhand dieser Unterlagen wird der tatsächliche Umfang sichtbar. Ohne sie ist jede Zeitschätzung eine reine Vermutung.

Genau das tun wir in einem ersten Gespräch: Wir nehmen ein Angebot von Ihnen und analysieren es im Detail, um zu sehen, was sich in Regeln übersetzen lässt und welche Vorabentscheidungen notwendig sind. Wenn Sie sich zuerst ansehen möchten, wie das System im Gesamten funktioniert, beschreibt die Seite zu Konfigurator und Angebotserstellung den vollständigen Ablauf von der Anfrage bis zum Fertigungsauftrag.