Einfache Automatisierungen für Angebote und Aufträge ohne ERP

Wenn ein Unternehmen beginnt, Zeit mit der Dateneingabe, der Auftragsbestätigung und der Erstellung von Dokumenten zu verlieren, entsteht oft die Idee, ein ERP-System einzuführen.

Doch nicht jedes operative Problem erfordert ein vollständiges System.

Vielleicht haben Sie bereits ein Fakturierungsprogramm, nutzen Excel für Angebote und erhalten Bestellungen per E-Mail. Die Anwendungen funktionieren, doch das Team muss die Informationen manuell von einer Software in die andere kopieren.

In einer solchen Situation kann eine gezielte Automatisierung die Lösung sein.

Eine Automatisierung übernimmt eine wiederkehrende Aktion und führt sie nach festgelegten Regeln aus. Sie ersetzt nicht zwingend die bestehenden Anwendungen und muss keineswegs alle Prozesse des Unternehmens steuern.

Sehen wir uns an, wo ein Einstieg sinnvoll sein kann.

Angebotsanfragen fließen automatisch in ein Register

Nehmen wir an, das Unternehmen erhält Angebotsanfragen über ein Webseiten-Formular.

Derzeit geht die Anfrage im E-Mail-Postfach ein. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter öffnet die Nachricht, kopiert den Kundennamen in eine Tabellenkalkulation und leitet die Informationen an die zuständige Person weiter.

Eine Automatisierung kann die Daten aus dem Formular erfassen und direkt einen Eintrag in einer Tabelle, einem CRM oder einem anderen Arbeitswerkzeug anlegen.

Der Ablauf könnte wie folgt aussehen:

• Der Kunde füllt das Formular aus.
• Die Informationen werden im Register des Unternehmens gespeichert.
• Die Anfrage erhält einen anfänglichen Status.
• Die zuständige Person erhält eine Benachrichtigung.
• Die Anfrage steht zur weiteren Nachverfolgung bereit.

Es ist nicht notwendig, ein neues CRM aufzubauen, wenn die aktuelle Übersicht ausreicht.

Wichtig ist, dass jede Anfrage eine zuständige Person hat und eine Methode existiert, mit der das Team prüfen kann, ob sie bearbeitet wurde.

Eingangsbestätigungen können automatisch erfolgen

Wenn jemand eine Anfrage sendet, ist es hilfreich zu wissen, ob sie beim Unternehmen eingegangen ist.

Eine automatische Nachricht kann den Empfang der Anfrage bestätigen und die nächsten Schritte erklären.

Das muss nicht kompliziert sein:

„Wir haben Ihre Anfrage erhalten. Unser Team prüft die Angaben und setzt sich bei Rückfragen mit Ihnen in Verbindung.“

Die Nachricht sollte keine Rückmeldefrist versprechen, die das Unternehmen nicht einhalten kann.

Ebenso bedeutet die Bestätigung nicht, dass das Angebot bereits kalkuliert oder freigegeben ist.

Dieser Unterschied ist besonders bei maßgefertigten Produkten entscheidend, bei denen der Preis von Maßen, Materialien, Konfigurationen oder Verfügbarkeiten abhängt.

Die Automatisierung bestätigt den Eingang. Die kaufmännische und technische Bewertung bleibt in der Verantwortung des Teams.

Angebote können aus einer Vorlage generiert werden

In vielen Unternehmen werden Angebote erstellt, indem ein altes Dokument kopiert wird.

Man ändert den Kundennamen, die Produkte, die Preise und die Konditionen.

Die Methode funktioniert, birgt jedoch das Risiko, dass Daten des vorherigen Angebots im Dokument verbleiben.

Eine Automatisierung kann eine Standardvorlage und die in ein Formular oder eine Tabelle eingegebenen Daten nutzen.

Auf Basis dieser Informationen lässt sich ein Dokument erstellen mit:

• Den Kundendaten.
• Den angebotenen Produkten oder Dienstleistungen.
• Den freigegebenen Mengen und Preisen.
• Den geltenden Geschäftsbedingungen.
• Den Lieferangaben.
• Den Kontaktdaten des Unternehmens.

Das bedeutet nicht, dass sich jedes Angebot automatisch kalkulieren lässt.

Hängt der Preis von komplexen technischen Regeln ab, benötigen Sie möglicherweise einen separaten Kalkulator oder Konfigurator.

Das Dokument zu generieren und den Preis korrekt zu kalkulieren, sind zwei unterschiedliche Aufgaben.

Freigaben müssen nicht in Chat-Nachrichten untergehen

Eine Vertriebskraft erstellt ein Angebot, das einen Sonderrabatt erfordert. Sie sendet eine Nachricht an die zuständige Führungskraft und wartet auf die Bestätigung.

Nach der Freigabe wird das Angebot versendet.

Das Problem entsteht, wenn unklar bleibt, wer freigegeben hat, welcher Betrag akzeptiert wurde oder ob das Angebot nachträglich geändert wurde.

Ein automatisierter Ablauf kann die Freigabeanfrage an die verantwortliche Person senden und alle relevanten Informationen festhalten.

Zum Beispiel:

• Die Vertriebskraft markiert das Angebot zur Freigabe.
• Die zuständige Person erhält die Anfrage.
• Diese genehmigt oder lehnt den Vorschlag ab.
• Die Entscheidung wird dokumentiert.
• Das Angebot kann den festgelegten Prozess weiter durchlaufen.

Die Freigabe bleibt eine menschliche Entscheidung. Die Automatisierung sorgt dafür, die Anfrage zu übermitteln und die Historie festzuhalten.

Ein angenommenes Angebot kann zum Auftrag werden

An diesem Punkt fallen oft wiederkehrende Handgriffe an.

Der Kunde nimmt das Angebot an und jemand muss den Auftrag manuell anlegen.

Wenn das Angebot bereits alle notwendigen Daten enthält, können diese automatisch übertragen werden.

Kundenname, Produkte, Mengen und freigegebene Konditionen müssen nicht erneut eingegeben werden.

Dennoch gilt es, eine wichtige Regel zu definieren: Was bedeutet ein angenommenes Angebot?

Reicht eine Rückmeldung per E-Mail aus? Ist ein unterschriebenes Dokument erforderlich? Muss eine Anzahlung geprüft oder die finale Konfiguration bestätigt werden?

Die Automatisierung muss den Vertriebsprozess des Unternehmens abbilden und darf nicht einfach annehmen, dass jede Zusage einem fertigen Produktionsauftrag entspricht.

Bei konfigurierbaren Produkten kann zudem eine Prüfung der technischen Daten erforderlich sein, bevor diese an die Fertigung übergeben werden.

Bestehende Anwendungen können miteinander kommunizieren

Nehmen wir an, Sie nutzen ein Verwaltungsprogramm und eine separate Anwendung zur Auftragsverfolgung.

Bislang überträgt ein Mitarbeiter die Daten manuell von einer Software in die andere.

Wenn die Systeme Schnittstellen unterstützen, können bestimmte Informationen automatisch fließen.

Zum Beispiel:

• Ein bestätigter Auftrag kann automatisch einen Datensatz im Verwaltungssystem anlegen.
• Lieferdaten können an den Versanddienstleister übermittelt werden.
• Der Auftragsstatus kann in einem Tracking-System aktualisiert werden.
• Die für die Rechnungsstellung erforderlichen Daten können direkt aus dem Auftrag vorbereitet werden.

Hierbei muss geprüft werden, welche Verbindungsmöglichkeiten die Anwendungen bieten.

Nicht jedes Programm erlaubt den Datenzugriff über eine API. Manche verfügen über Import- und Exportfunktionen, andere bieten keinerlei geeignete Schnittstellen.

Deshalb empfiehlt es sich, die technische Machbarkeit zu prüfen, bevor man eine Automatisierung voraussetzt.

Wo künstliche Intelligenz helfen kann

Klassische Automatisierungen funktionieren hervorragend, wenn Informationen strukturiert vorliegen und die Regeln eindeutig sind.

Eine Angebotsanfrage kann jedoch auch als formlose Freitext-E-Mail eingehen:

„Wir benötigen ein Hallentor. Anbei finden Sie die Maße und einige Fotos.“

Ein KI-gestütztes System kann dabei helfen, die relevanten Informationen zu identifizieren und einen Datensatz vorzubereiten.

Es kann beispielsweise den Produkttyp, die angegebenen Maße und die Kundendaten extrahieren.

Das Ergebnis muss jedoch überprüft werden.

KI kann Fachbegriffe missverstehen, Bedingungen übersehen oder Maße verwechseln.

Für Preise, Machbarkeitsprüfungen und wichtige kaufmännische Entscheidungen sollten Sie stets auf überprüfbare Regeln und ausdrückliche Freigaben setzen.

Wann sich eine Automatisierung nicht lohnt

Nicht jede wiederkehrende Aufgabe rechtfertigt eine Softwareentwicklung.

Wird ein Prozess nur selten ausgeführt, dauert er nur wenige Minuten und verursacht keine Probleme, rechtfertigt die Automatisierung möglicherweise nicht den Aufwand für Implementierung und Wartung.

Auch unklare oder instabile Prozesse eignen sich kaum.

Wenn Mitarbeiter unterschiedlichen Mustern folgen oder Verantwortlichkeiten nicht klar geregelt sind, kann eine Automatisierung das bestehende Chaos lediglich beschleunigen und schwer kontrollierbar machen.

Prüfen Sie vor der Umsetzung:

• Hat der Prozess klar definierte Schritte?
• Sind die benötigten Informationen lückenlos vorhanden?
• Sind die Regeln dokumentiert?
• Gibt es Ausnahmen und wer bearbeitet diese?
• Können Sie überprüfen, ob die Automatisierung fehlerfrei funktioniert hat?
• Gibt es eine verantwortliche Person für Anpassungen und Fehlerbehebung?

Wenn die Antworten unklar sind, sollten Sie den Prozess zuerst strukturieren.

Wann ein ERP-System notwendig wird

Gezielte Automatisierungen sind sinnvoll, um bestehende Abläufe miteinander zu verknüpfen.

Wenn das Unternehmen jedoch Angebote, Aufträge, Lagerbestände, Produktion, Feinplanung und Lieferungen ganzheitlich abbilden muss, übersteigt diese Anforderung oft die Möglichkeiten einzelner Schnittstellen.

Ein ERP-System gewinnt an Bedeutung, wenn Sie einheitliche Regeln, Zugriffskontrollen, lückenlose Rückverfolgbarkeit und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit benötigen.

Das bedeutet nicht, dass bestehende Automatisierungen verworfen werden müssen. Viele davon lassen sich beibehalten oder in das spätere System integrieren.

Wo Sie anfangen sollten

Wählen Sie einen konkreten Ablauf, bei dem dieselben Daten immer wieder abgetippt werden oder bei dem Freigaben zwischen Kollegen hängen bleiben. Prüfen Sie zunächst, ob sich die aktuellen Programme miteinander verbinden lassen.

Erfahren Sie, welche Prozesse wir automatisieren können und wann ein an den Betrieb angebundener Konfigurator sinnvoll ist.