Geschäftsprozessautomatisierung und Systemintegration
Geschäftsprozessautomatisierung bedeutet, dass sich wiederholende Schritte eines Workflows – Bestätigungen, Freigaben, Aufgaben, Dokumente, Benachrichtigungen – nach klaren Regeln ausgeführt werden, anstatt vom Gedächtnis einzelner Personen abzuhängen.
Ein Großteil des Problems besteht meist darin, dass die bereits genutzten Anwendungen nicht miteinander kommunizieren – und die Brücke dazwischen jemand aus dem Team ist, der dieselben Daten von einem System ins andere abtippt. Deshalb gehen Automatisierung und Systemintegration Hand in Hand.
Wir beginnen nicht mit einer Liste von Technologien. Wir beginnen bei dem Prozess, der am meisten stockt: der Auftrag, der auf eine Freigabe wartet, das Angebot, das nie die Produktion erreicht, oder die Daten, die ein zweites Mal ins Inventar eingegeben werden.
Was wir typischerweise automatisieren und verbinden
- Freigaben, die per Telefon oder Chat angefragt werden und keine Spuren hinterlassen.
- Manuell erstellte Aufgaben – immer wieder aufs Neue für denselben Auftragstyp.
- Dokumente, die von Grund auf neu ausgefüllt werden, obwohl die Informationen bereits vorliegen.
- Dieselben Daten, die in mehrere Anwendungen eingegeben werden: im Angebot, im Inventar und erneut in Berichten.
- Bestellungen, die per E-Mail oder Messenger eingehen und manuell im Inventar erfasst werden.
- Versandetiketten, die manuell ausgefüllt werden, obwohl die Adresse bereits in der Bestellung steht.
- Übergaben zwischen Vertrieb, Produktion und Montage, die über einzelne Nachrichten abgewickelt werden.
- Benachrichtigungen, die ausbleiben, wenn eine Frist überschritten wurde.
Wie wir Automatisierungen und Integrationen aufbauen
Wir analysieren den Prozess so, wie er heute funktioniert
Wir begleiten einen echten Auftrag von der ersten Nachricht bis zur Schlussrechnung: wer was tut, in welcher Reihenfolge, mit welchen Informationen und an welcher Stelle dieselben Daten erneut eingegeben werden.
Wir definieren die Regeln
Was den nächsten Schritt auslöst, wer freigibt, was passiert, wenn niemand antwortet, und was ganz bewusst eine menschliche Entscheidung bleibt.
Wir automatisieren sich wiederholende Schritte
Automatisch erstellte Aufgaben, aus bestehenden Daten generierte Dokumente und Status, die sich im Prozessverlauf selbstständig aktualisieren.
Wir verbinden die Anwendungen, die Sie bereits nutzen
Kalkulation, ERP, CRM, Inventar, Fakturierung, Versanddienstleister, Onlineshop oder Webformulare. Wir integrieren nur die Anwendungen, zwischen denen Informationen tatsächlich fließen müssen.
Wir synchronisieren Daten zwischen Systemen
Ein bestätigter Auftrag kann automatisch direkt ins Inventar einfließen. Eine einmalig eingegebene Adresse kann das Versandetikett erzeugen. Eine Bestandsänderung kann an alle relevanten Anwendungen übertragen werden.
Wir überwachen die Ausführung
Sie können sehen, was wann ausgeführt wurde, welche Daten synchronisiert wurden und wo ein Fehler aufgetreten ist. Eine Automatisierung, die Sie nicht überprüfen können, ist eine Automatisierung, der Sie nicht vertrauen werden.
Wir setzen KI dort ein, wo sie manuelle Arbeit überflüssig macht
KI kommt im Prozess nur dort zum Einsatz, wo sie wiederholtes Lesen und erneutes Eingeben von Daten ersetzt: Informationen aus eingehenden Anfragen, E-Mails oder Dokumenten extrahieren, Antwortentwürfe erstellen, die anschließend von einer Person geprüft werden, oder Anfragen klassifizieren und an die zuständige Person weiterleiten. Preisregeln, Freigaben und geschäftliche Entscheidungen bleiben weiterhin in menschlicher Hand.
Welche Systeme wir anbinden können
ERP und CRM
Aufträge, Kunden, Verkaufschancen und Phasen können nahtlos zwischen kaufmännischen und operativen Systemen fließen.
Fakturierung und Inventar
Kunden-, Produkt-, Auftrags- und Dokumentdaten lassen sich übertragen, ohne sie erneut manuell eingeben zu müssen.
E-Commerce und Formulare
Anfragen und Bestellungen können direkt in den internen Workflow einfließen.
Transport und Logistik
Versandetiketten und Lieferdaten lassen sich auf Basis bereits vorhandener Informationen generieren.
Individuelle Anwendungen
Wir binden auch Anwendungen an, die speziell für die Prozesse Ihres Unternehmens entwickelt wurden.
Die Integrationen können die in den jeweiligen Anwendungen verfügbaren APIs und Schnittstellenmechanismen nutzen.
API-Integration, wo die Systeme es zulassen
Verfügen Anwendungen über APIs oder andere Integrationsmechanismen, nutzen wir diese, damit Informationen automatisch und kontrolliert zwischen Systemen fließen.
Das Ziel ist nicht, ein weiteres System hinzuzufügen, sondern dafür zu sorgen, dass vorhandene Anwendungen zusammenarbeiten.
Vorher und Nachher
Vorher
Nachher
Vorher
Freigaben werden telefonisch eingeholt, und niemand weiß, wer was entschieden hat.
Nachher
Die Freigabe ist ein definierter Schritt mit fester Zuständigkeit und Protokoll im System.
Vorher
Aufgaben werden für jeden neuen Auftrag manuell erstellt.
Nachher
Aufgaben werden je nach Auftragstyp automatisch generiert.
Vorher
Eine Bestellung geht per E-Mail ein und wird manuell im Inventar erfasst.
Nachher
Die Bestellung wird einmalig erfasst und erscheint automatisch mit denselben Daten im Inventar.
Vorher
Die Adresse wird erneut manuell abgetippt – mit entsprechendem Fehlerrisiko.
Nachher
Das Versandetikett wird aus den bereits im Auftrag vorhandenen Daten generiert.
Vorher
Übergaben zwischen Abteilungen erfolgen über separate Einzelnachrichten.
Nachher
Die Übergabe ist ein fester Prozessschritt, bei dem alle relevanten Informationen beiliegen.
Vorher
Überschrittene Fristen werden zu spät bemerkt.
Nachher
Eine überschrittene Frist löst sofort eine Benachrichtigung an die verantwortliche Person aus.
Was im Hintergrund geschieht
Die folgenden Schritte veranschaulichen den Datenfluss innerhalb eines Systems, das auf Ihre Prozesse abgestimmt ist.
- Formular gesendet → Datensatz im System erstellt
- Dokument generiert → an den Kunden gesendet
- Status geändert → Verantwortliche benachrichtigt
- Frist überschritten → Warnung an Verantwortliche
- Bestelldaten → zwischen Systemen synchronisiert
- Aktivität → im Dashboard sichtbar
Wie es sich mit den übrigen Systemen verbindet
Automatisierung funktioniert selten isoliert. Sie wird meist mit einem der folgenden Bereiche kombiniert.
ERP nach Maß
Wenn der Prozess ein eigenes System zur Steuerung von Aufträgen, Produktion und Betrieb benötigt.
Konfigurator und Angebotserstellung
Wenn die Angebotserstellung die meiste Zeit in Anspruch nimmt, beginnt die Automatisierung bei der Angebotserstellung.
Individualsoftware
Wenn der Workflow eine eigene Anwendung mit Rollen, Ansichten und Berichten erfordert, die exakt auf Ihren Prozess abgestimmt sind.
Welcher Prozess kostet Sie am meisten Zeit?
Wir analysieren einen realen Ablauf in Ihrem Unternehmen und zeigen Ihnen, welche Schritte sich automatisieren lassen, welche Systeme angebunden werden sollten und wo der Einstieg am sinnvollsten ist.
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