Anzeichen, dass Ihr Unternehmen Excel entwachsen ist: Wann ein CRM oder ERP sinnvoll ist

Excel ist kein schlechtes Programm, um ein Unternehmen zu steuern. Das Problem entsteht, wenn es für Aufgaben eingesetzt wird, für die es nie gedacht war.

Sie können Preise berechnen, Bestellungen nachverfolgen und Kundenlisten in einer Datei organisieren. Für einen kleinen Betrieb mag das genügen.

Doch mit wachsendem Geschäft beginnt die Datei zwischen Kollegen zu zirkulieren. Es entstehen verschiedene Versionen, Formeln, die niemand mehr versteht, und Daten, die manuell von einer Stelle an die andere kopiert werden müssen.

Irgendwann steuern Sie nicht mehr das eigentliche Geschäft, sondern verwalten nur noch die Dateien, mit denen Sie es zu organisieren versuchten.

Das bedeutet nicht, dass Sie sofort ein ERP-System kaufen müssen. Es bedeutet, dass es sich lohnt zu prüfen, an welcher Stelle der Prozess ins Stocken gerät.

Das deutlichste Anzeichen: Niemand hat denselben Informationsstand

Stellen Sie sich einen Hersteller von maßgefertigten Möbeln vor.

Der Vertrieb hat das Angebot in einer Excel-Tabelle. Der Kunde bestätigt Änderungen per WhatsApp. Die Produktion erhält eine PDF-Version und die Buchhaltung arbeitet mit ganz anderen Angaben im Rechnungsprogramm.

Fragt der Kunde nach dem Auftragsstatus, muss jede Abteilung separat nachforschen.

Das Problem liegt nicht darin, dass das Unternehmen Excel nutzt. Das Problem ist: Es gibt keine gemeinsame Datenquelle für aktuelle Informationen.

Die Lage spitzt sich zu, wenn:

• derselbe Auftrag in unterschiedlichen Dateien existiert,
• Änderungen über Chatnachrichten oder Telefonate weitergegeben werden,
• unklar ist, welche Angebotsversion tatsächlich freigegeben wurde,
• der Fertigungsstatus an einer einzelnen Person hängt, die man erst fragen muss,
• Daten in jeder Abteilung erneut manuell eingegeben werden müssen.

Wenn Ihnen diese Situationen bekannt vorkommen, muss das Problem auf Prozessebene analysiert werden und nicht nur als Tabellenproblem.

Das nächste Anzeichen: Angebote hängen an einer einzigen Person

In vielen Fertigungsbetrieben gibt es diesen einen Kollegen, der sämtliche Formeln, Ausnahmen und Kalkulationsregeln im Kopf hat.

Er weiß genau, welches Zubehör zu welchem Produkt gehört, wann der Preis angepasst werden muss und welche Konfigurationen technisch nicht machbar sind.

Der Rest des Teams nutzt zwar die Datei, versteht ihre Funktionsweise jedoch nicht wirklich.

Solange diese Person da ist, läuft der Betrieb. Fehlt sie, tauchen Fragen auf, die niemand beantworten kann.

Hier geht es nicht zwingend sofort um ein CRM oder ERP.

Vielleicht benötigen Sie einen Konfigurator, der die Produktregeln automatisch anwendet. Oder es genügt zunächst, die Formeln zu dokumentieren und bestimmte Tabellenfelder zu sperren.

Entscheidend ist, das kritische Regelwerk aus dem Kopf eines einzelnen Mitarbeiters herauszuholen.

Das nächste Anzeichen: Auftragsdaten müssen nach Freigabe abgetippt werden

Der Kunde nimmt das Angebot an. Anschließend überträgt jemand die Daten händisch, um den Produktionsauftrag vorzubereiten.

Maße, Materialien, Farben, Beschläge und Sonderwünsche werden kopiert. Gibt es nachträglich eine Änderung, müssen sämtliche Dokumente manuell aktualisiert werden.

Genau hier schleichen sich Übertragungsfehler ein.

Ein angebundenes System kann die freigegebene Konfiguration direkt für alle Folgebelege übernehmen. Je nach Produkt erzeugt es automatisch Fertigungsinformationen oder die Stückliste.

Bevor Sie jedoch automatisieren, müssen Sie festlegen, welche Angaben verpflichtend sind und wer die finale Version freigibt.

Enthält das Angebot nicht die korrekten Angaben, löst eine automatische Übergabe das Problem nicht; sie reicht den Fehler nur an den nächsten Schritt weiter.

Das nächste Anzeichen: Angebotsanfragen gehen verloren

Nicht jedes Problem entsteht erst in der Fertigung.

Vielleicht treffen Anfragen über das Website-Formular, per Telefon, WhatsApp und E-Mail ein. Jeder Vertriebsmitarbeiter führt seine eigene, separate Liste.

Manche Anfragen werden beantwortet, andere bleiben ohne Zuständigkeit liegen. Sie wissen nicht genau, welche Angebote überhaupt versendet wurden und bei welchen Kunden nachgefasst werden muss.

An dieser Stelle erweist sich ein CRM oft als nützlicher als ein ERP.

CRM steht für Customer Relationship Management. Kurz gesagt: ein System zur Steuerung von Kundenbeziehungen und Vertriebsaktivitäten.

Es bündelt zentral:

• Kontaktdaten der Kunden,
• Anfragen und Verkaufschancen,
• Angebote und Verhandlungsphasen,
• die Zuständigkeiten für jeden Kunden,
• den gesamten Verlauf von Gesprächen und Aktivitäten.

Es muss kein überdimensioniertes System sein, um Ordnung zu schaffen. Entscheidend ist, genau die Funktionen zu wählen, die das Team im Alltag auch wirklich nutzt.

CRM oder ERP: Was ist der praktische Unterschied?

Ein CRM steuert in erster Linie die Vertriebsbeziehung.

Es zeigt Ihnen, wer ein Angebot angefordert hat, wer kontaktiert werden muss, was angeboten wurde und in welcher Phase sich der Vorgang befindet.

Ein ERP steuert je nach Modulauswahl die operativen Unternehmensprozesse und Ressourcen.

Für Fertigungsbetriebe verknüpft es Aufträge direkt mit Produktionsplanung, Materialwirtschaft, Fertigungsschritten und Dokumenten.

Der Unterschied wird deutlich, wenn man sich die zentrale Fragestellung anschaut:

• „Wem müssen wir das Angebot schicken?“: eine CRM-Frage.
• „Welche Aufträge sind bestätigt?“: lässt sich in einem CRM oder Bestellsystem verwalten.
• „Was genau muss für welchen Auftrag gefertigt werden?“: operative Aufgabe, typischerweise ERP.
• „Welche Materialien werden für das konfigurierte Produkt benötigt?“: erfordert oft einen Konfigurator, eine Stückliste (BOM) oder ein Produktionsmodul.
• „Welche Aufträge sind lieferbereit?“: Gegenstand der operativen Nachverfolgung.

Es gibt keinerlei Notwendigkeit, alles auf einmal einzuführen.

Wann Excel weiterhin ausreicht

Es gibt Unternehmen, für die ein ERP-System mehr Komplexität als Mehrwert bringen würde.

Wenn Sie ein überschaubares Auftragsvolumen haben, die Abläufe simpel sind und die Informationen gut gepflegt werden, können Sie weiterhin mit Excel arbeiten.

Prüfen Sie vor einer Softwareanschaffung, ob sich das Problem bereits lösen lässt durch:

• eine zentral abgelegte Datei mit geregelten Zugriffsrechten,
• dokumentierte Formeln und Regeln,
• feste Standardfelder für jeden Auftrag,
• klare Vorgaben für Aktualisierungen,
• vorhandene Werkzeuge, die bislang unzureichend genutzt werden.

Eine neue Software gleicht fehlende Verantwortlichkeiten oder unklare interne Regeln nicht automatisch aus.

Wenn niemand den Auftragsstatus pflegt, scheitert auch ein teures ERP-System am selben Problem.

Den Schritt wagen, ohne das Tagesgeschäft zu lähmen

Der riskanteste Ansatz ist, alle Prozesse auf einen Schlag umkrempeln zu wollen.

Deutlich beherrschbarer ist es, denjenigen Ablauf herauszugreifen, der aktuell die meisten Probleme verursacht.

Beginnen Sie beispielsweise bei der Nachverfolgung von Angeboten und bestätigten Aufträgen.

Vor der Einführung:

• Skizzieren Sie, wie eine Kundenanfrage heute durch das Unternehmen läuft.
• Identifizieren Sie, welche Daten wiederholt von Hand eingegeben werden.
• Legen Sie feste Zuständigkeiten für jeden Prozessschritt fest.
• Entscheiden Sie, welche Daten aus den bestehenden Tabellen tatsächlich übernommen werden sollen.
• Definieren Sie, was bei Sonderwünschen und Änderungen passiert.
• Testen Sie das System anhand realer Aufträge, bevor Sie es unternehmensweit ausrollen.

Übertragen Sie alte Dateien nicht unbesehen in eine neue Anwendung. Prüfen Sie vorher, ob die Daten korrekt und weiterhin notwendig sind.

Andernfalls laufen Sie Gefahr, ein neues System um genau dieselben alten Probleme herum aufzubauen.

Individuelle Software oder Standardlösung?

Nicht jeder Betrieb braucht eine maßgeschneiderte Eigenentwicklung.

Wenn Ihre Abläufe marktüblich sind, kann ein etabliertes CRM oder ERP die Anforderungen oft ohne Sonderprogrammierung erfüllen.

Individualsoftware lohnt sich dann, wenn komplexe Produktregeln, spezielle Vertriebsabläufe oder maßgefertigte Fertigungsprozesse von Standardlösungen nicht sauber abgebildet werden.

Ein Hersteller von konfigurierbaren Türen muss beispielsweise Maße, Beschläge, Preise und Zuschnitte direkt mit dem Produktionsauftrag verknüpfen.

Ein generisches ERP-System kann diese produktspezifischen Abhängigkeiten nicht ohne Weiteres abbilden.

Für Davos Europe entwickelte VIBEZ einen 3D-Produktkonfigurator und erweitert die Plattform schrittweise um Module, die das Angebotswesen nahtlos mit den operativen Fertigungsprozessen verbinden.

Der Prüfstein bleibt stets derselbe: Rechtfertigt das Problem den Aufwand der Lösung?

Wo Sie anfangen sollten

Beginnen Sie nicht mit der Frage: „Welches ERP sollen wir kaufen?“. Beginnen Sie bei dem Auftragstyp, der Ihrem Team im Alltag den größten Aufwand bereitet.

Erfahren Sie, wie sich Ihre Prozesse über ein ERP oder CRM verknüpfen lassen, oder sprechen Sie mit VIBEZ über die Abläufe in Ihrem Unternehmen.