Konfigurator oder Preiskalkulator: Der praktische Unterschied

Manche Unternehmen gehen davon aus, dass sie einen Konfigurator benötigen, obwohl in bestimmten Fällen ein Preiskalkulator völlig ausreicht. Andere kaufen einen Kalkulator, füllen ihn mit Ausnahmen und stehen nach zwei Jahren vor einer Datei, die komplizierter ist als die Ausgangsbasis.

Der Unterschied zwischen beiden liegt weder im Preis noch in der Technologie. Er liegt in der Frage, die sie beantworten.

Der Preiskalkulator beantwortet die Frage: „Was kostet es?“

Ein Kalkulator nimmt wenige Eingabewerte entgegen und wendet eine Formel an. Sie geben Maße ein, wählen ein Material aus einer Liste, markieren eventuell ein paar Optionen und erhalten eine Gesamtsumme.

Er eignet sich, wenn:

• das Produkt wenige Variablen aufweist und diese sich nicht gegenseitig beeinflussen;
• jede beliebige Kombination von Optionen fertigbar ist;
• der Preis auf Basis einer stabilen Formel berechnet wird: Fläche mal Tarif, zuzüglich Arbeitsaufwand;
• das Ergebnis unverbindlich ist und das finale Angebot von einer Person geprüft wird.

Ein Kalkulator ist einfach zu erstellen und unkompliziert zu pflegen. Auf einer Website kann er nützlich sein, um Anfragen vorzufiltern: Interessenten sehen eine Größenordnung, und niemand verschwendet Zeit, falls das Angebot weit über dem Budget liegt.

Der Konfigurator beantwortet: „Ist es fertigbar und woraus?“

Ein Konfigurator rechnet nicht nur. Er kennt das Produkt.

Das umfasst drei Dinge, die ein Kalkulator nicht leistet:

1. Er wendet Kompatibilitätsregeln an. Manche Optionen schließen sich gegenseitig aus. Andere werden zwingend erforderlich, sobald Sie eine bestimmte Wahl treffen. Ab einer bestimmten Abmessung ist eine technische Lösung nicht mehr zulässig. Der Konfigurator lässt keine Kombinationen zu, die die Werkstatt nicht fertigen kann: Er blendet sie aus oder sperrt sie mit einer entsprechenden Erklärung.

2. Er generiert die Stückliste. Aus der Konfiguration gehen die Bauteile, Materialien und Beschläge mit ihren genauen Mengen hervor. Das bedeutet: Der Preis ist keine Schätzung auf Basis von Pauschaltarifen mehr, sondern die Summe dessen, was tatsächlich in das Produkt einfließt.

3. Er speichert die Konfiguration, nicht nur das Ergebnis. Drei Monate später können Sie das Angebot öffnen und exakt sehen, was ausgewählt wurde, ein einzelnes Element anpassen und eine neue Version erhalten. Ein Kalkulator liefert eine Zahl; sobald Sie die Seite schließen, lässt sich dieser Wert nicht mehr rekonstruieren.

So finden Sie heraus, was Sie brauchen

Einige Fragen, um die Fälle schnell zu unterscheiden:

Gibt es Kombinationen, die Sie nicht fertigen können? Wenn ja, benötigen Sie Regeln und somit einen Konfigurator. Ein Kalkulator gibt Preise für unfertigbare Produkte aus, und das Problem fällt erst auf, wenn der Auftrag bereits in der Werkstatt liegt.

Muss nach der Freigabe durch den Kunden jemand die Stückliste manuell erstellen? Wenn ja, ist genau das der Arbeitsaufwand, den ein Konfigurator eliminiert. Ein Kalkulator kann das nicht leisten, weil er nicht weiß, woraus das Produkt besteht.

Fragen Kunden häufig nach Varianten? „Was wäre, wenn wir X weglassen?“, „Was würde die höherwertige Option kosten?“. Wenn solche Fragen bei jedem Angebot auftauchen, brauchen Sie ein System, das Versionen neu durchrechnet, statt einer Formel, die jedes Mal von vorn beginnt.

Kalkulieren mehrere Personen oder Händler Angebote? Sobald mehr als eine Person Angebote erstellt, müssen die Regeln im System hinterlegt sein und dürfen nicht vom Erfahrungswissen Einzelner abhängen. Andernfalls hat dasselbe Produkt unterschiedliche Preise, je nachdem, wer den Hörer abnimmt.

Hängt der Preis vom tatsächlichen Materialverbrauch ab? Wenn die Marge an Kantenanleimern, Beschlägen oder Materialverschnitt verloren geht, deckt ein Pauschalsatz diese Kosten mal ab und mal nicht – und Sie wissen nicht, bei welchem Auftrag Sie draufzahlen.

Lautet die Antwort auf die meisten Fragen „Nein“, löst ein Kalkulator Ihre Anforderung mit deutlich geringerem Aufwand. Er ist keine minderwertige Lösung, sondern die passende Antwort auf eine andere Problemstellung.

Die hybride Lösung: in der Praxis am häufigsten

Beide schließen sich nicht aus und greifen oft ineinander:

• auf der Website ein Kalkulator, der eine erste Preisorientierung gibt und die Anfrage qualifiziert;
• intern ein Konfigurator mit dem vollständigen Regelwerk, mit dem das Vertriebsteam das verbindliche Angebot ausarbeitet.

Der Kunde erhält schnell eine Richtgröße und das verbindliche Angebot stammt aus dem System, das sowohl die Fertigbarkeit als auch die benötigten Materialien kennt. Diese Kombination funktioniert hervorragend, besonders bei Produkten, bei denen Kunden sofort eine ungefähre Preisvorstellung wünschen, der Endpreis jedoch vom Aufmaß abhängt.

Der Fehler, der am teuersten zu stehen kommt

Zu den kostspieligsten Situationen kommt es, wenn ein einfacher Kalkulator über die Jahre zu einem unübersichtlichen Konstrukt voller Ausnahmen anwächst: eine Datei, die als schlichte Formel begann und der Jahr für Jahr neue Spalten für Sonderfälle, eigene Reiter und Regeln hinzugefügt wurden, die nur eine einzige Person versteht.

Am Ende übernimmt sie die Funktion eines Konfigurators, jedoch ohne Validierungen, ohne Versionsverlauf und ohne die Möglichkeit, von anderen bedient zu werden. Fällt der Urheber der Datei aus, steht der gesamte Angebotsprozess still.

Wenn Ihnen diese Datei bekannt vorkommt, lautet die Frage nicht mehr „Kalkulator oder Konfigurator“, sondern: „Wie viel von dem, was in dieser Datei steckt, lässt sich in explizite Regeln überführen?“

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Wie ein vollständiges System mit Regeln, Angeboten und Fertigungsaufträgen aussieht: Konfigurator und Angebotserstellung. Wenn Sie prüfen möchten, welche der beiden Optionen für Ihren Fall sinnvoll ist: Ein erstes Gespräch setzt genau an einem realen Angebot aus Ihrem Betrieb an.